各位在校研究生：
现将2011年下半年（2011年5月23日以后）研究生出国（出境）参加国际学术会议资助申报工作有关事项通知如下，请各单位及有关申请人按要求申报：
一、从2011年5月23日以后，研究生出国（出境）参加国际学术会议资助申报工作由研究生院培养处负责；2011年5月23日以前申报获资助的同学各项手续按照原有办法办理。
二、研究生院每年将组织四次“研究生出国（出境）参加国际学术会议资助申报”，本次申报受理的时间为2011年5月23日至2011年6月10，参加会议日期为2011年9月5日前的研究生可以提交申请。
三、资助对象及条件：
（一）申请人必须是国家统招且人事档案在学校的优秀在读博士研究生。特别优秀的硕士研究生也可考虑。
（二）申请人须为论文的第一作者。若导师为第一作者，申请人可以是第二作者。
（三）申请人必须在大会口头宣读论文。
（四）已在境外学习的研究生原则上不资助。
（五）原则上每位研究生每学年只能申请一次本项资助。
四、主要资助内容：
（一）往返国际旅费。资助金额根据参会国家或地区以及参会形式确定，最多不超过10000元人民币；
（二）会议注册费、签证费等；
（三）凡本项目资助的国际旅费和注册费，不得进行重复报销。
五、申请资助的具体程序：
（一）申请人需同时从研究生院网站培养管理/相关表格下载/博士生使用的表格处下载《北航学生出国（出境）参加学术会议资助申请表》完成导师、学院签字审批手续，并在国际交流合作处网站（id.buaa.edu.cn）填写《北航研究生出国（出境）申请表》完成提交研究生院之前的签字盖章手续后，将两个表格一并提交研究生院培养处。
（二）提供国际会议邀请函、大会组委会签发的正式论文录用通知书（包括论文作者排序、是否口头发言、组委会签名等内容）以及其他资助来源等相关材料的复印件一份。非英语邀请函应有中文翻译件并由导师签字确认。
申请材料内容不齐的申请人不予考虑资助。
（三）计划在2011年9月5日前参加国际学术会议并准备申请研究生出国（出境）参加国际学术会议资助的申请人，务必于2011年6月10日前将上述材料提交至研究生院培养处。
（四）研究生院将通过审核的资助名单和额度在研究生院网站“公派留学”专栏予以公示。
（五）获资助学生在取得签证准备出访前，需向研究生院培养处提交签证（附复印件一份），在审核无误后，研究生院将通过财务处将资助金额拨付到学号对应的帐户上，到账日期为下一月的10号。
（六）获资助的研究生如放弃资助资格，应于计划出国日期前20天书面告知研究生院；如未能成行，应于计划出国日期10天内将所获资助退还研究生院培养处。获资助研究生如未能履行以上义务，今后将不能申请研究生院的任何资助项目。
本通知为过渡时期的暂行办法，待研究生院发布正式的“北航研究生出国（出境）参加国际学术会议资助基金管理办法”后，将按照管理办法的规定实施本基金的申报评审。
研究生出国（出境）参加国际学术会议资助项目的受理工作由研究生院培养处负责：
联系人：邵延峰
办公地点：办公楼东配楼402
电话：82339221
申报、提交签证的受理时间为：每周一、三、五下午
